2.科技档案室；负责全校科技档案的收集、整理、保管、利用、编研和鉴定等工作。学生成绩记录证明及英文翻译与制作。

3.电子档案与技术室：负责全馆计算机等现代办公设备正常运转、网络畅通的维护保障；档案数字化信息的备份与整合，确保数据安全；档案信息的网上发布，档案馆网页的规划与维护；为全馆加快数字化档案信息资源建设和开发利用提供技术支持；声像档案与名人档案的收集、整理、利用、编研和鉴定等工作；电子版学位论文审核。

4.人事档案室：负责全校教职工人事档案的收集、整理、保管、查阅、证明、转递等工作。

5.学生档案室：负责全校学生档案的收集、整理、保管、查询、证明、转递等工作；毕业生档案转递去向查询、学生遗留档案查询；代办公证。

1.吴健雄纪念馆：日常管理工作由档案馆负责。

2.东南大学校史馆：日常管理工作由档案馆负责。

档案馆现有编制21人，负责全校各类档案管理工作。档案业务工作分别由文书档案室、科技档案室、电子档案与技术室、人事档案室和学生档案室负责。档案馆还负责东南大学校史馆和吴健雄纪念馆的布展、管理和日常接待工作，为弘扬爱国主义精神，继承学校优良传统发挥了积极作用，也为档案工作增添了新的内容和活力。

现有馆舍面积约6000平方米（其中展览馆舍面积约2800平方米），具有比较好的现代化办公设备和工作条件。档案馆业务基础工作扎实，近年来注重数字化档案信息资源建设与开发利用工作，并取得实效，计算机与网络技术的运用已融入到日常档案管理与利用之中。2006年底案卷总数约达110000卷。

档案馆倡导“勤奋敬业，高效求实，团结协作，争创一流”精神，曾多次被江苏省档案局、江苏省教委评为档案工作先进单位。现为教育部直属高校档案工作协会副理事长单位、江苏省高校档案研究会秘书长单位。

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》等有关法规，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是我校重要的基础工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条 学校档案工作由校长领导，履行《高等学校档案管理办法》所规定的主要职责，分管档案工作的校领导协助校长负责全校档案工作。各部门应有一名领导分管负责本单位档案工作。

第五条　档案馆管理职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第六条　档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第七条 档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第八条　我校归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式，纸质档案材料和电子档案材料应当同步归档。

文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括我校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括我校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括我校自行编辑出版的学报、其他学术刊物等。

（十）外事类：主要包括我校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；我校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；我校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；我校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

（十二）人物类：主要包括我校知名专家、教授（二级以上）、全国人大代表、全国政协委员、全国劳动模范、全国先进工作者、历任主要校领导、杰出校友等个人在其学术研究、社会事务、日常生活等活动中形成的各种载体形式的文件材料。

（十三）实物类：主要包括上级领导、社会各界名流为学校所写的题词、赠送的字画；学校及各院系部门不同时期的印章；学校不同时期的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、系徽、纪念章等；各项活动中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书等（省部级及以上由档案馆收藏，省部级及以下由承办单位收藏）；赠送给学校的特定物品、纪念品、礼品；学校通过征集获得的各类物品；其它有保存价值的实物。

（十四）干部人事类：由《干部人事档案管理规定》另定。

根据安全保管、方便利用的原则，我校档案实行档案馆管理与分室管理相结合的模式。

第九条　我校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，档案馆负责业务指导。

各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。

第十条　归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

南京市四牌楼2号东南大学档案馆。