秦代以前没有专门的文种名称，统称为书，通常用文书载体的名称来区别它们的重要程度。春秋战国时期文书开始有了按使用目的加上的笼统称谓：刑法典称刑书；结盟文书称为盟书或载书；君王发布命令的文书称为命书；上级官员告诫属下的文书称为语书，等等。秦代开始制定按不同文件责任者的身份等级和行文目的使用文书的专名，使文书区分为许多不同的种类，称为文种。秦、汉以后形成的许多文种，可以概括为三大类：一是皇帝使用的各文种，称为诏令文书；二是臣僚上书皇帝使用的各文种，称为奏疏；三是各官府相互行文使用的各文种，称为官府往来文书。从唐代开始，国家对文种的名称有了明确的规定，以后宋、元、明、清各代也都有新的规定。清代规定的诏令文书文种名称有诏、诰、敕，是沿用明代文种；经常使用处理政务、告诫臣僚的文书称为谕旨，是新增的文种；制书在明代是文种名称，清代则只作为发布诏令的一种文体。清代奏疏沿袭明制，使用奏本和题本，康熙年间又新增一种称为奏折，而奏本则在乾隆年间停止使用。明代官府往来文书下行文有札付、帖、照会、故牒等文种，上行文有咨呈、呈状、申状、牒呈、牒上等文种，平行文有咨、关、牒等文种。清代基本上沿袭明制，并且把明代下行文经常使用的牌文定为法定文种，中叶以后又增添程式比较简便的札文作为下行文种之一，把明代上行文使用的呈状简称为呈，把申状分为评文和验文二种。