更新时间：2022-12-29 21:18
中国科学技术大学档案馆成立于1992年11月，校史馆成立于2003年9月。档案馆、校史馆合署办公，处级建制，现任馆长刘明。馆内设档案保管与利用室、信息技术与综合室、文书档案业务室、教学档案业务室、科技档案业务室、校史研究室。现有员工14人，其中高级职称6人，中级职称6人。档案馆位于校东区214楼（东活广场南），校史馆位于校东区219楼（东活广场西南），两馆使用面积均2000余平方米。档案馆统一管理全校各类档案，馆藏始于1958年，现有各类档案40万余卷（件）。原合肥经济技术学院档案全宗于2000年并入本馆。
中国科学技术大学自1958年建校起即设有综合档案室。根据国家教委“六号令”（1989年）要求，处级建制。先后被评为全国和省档案工作先进集体。1995年5月20日，档案馆通过由中科院办公厅委托安徽省档案局组织的专家考评，晋升为国家二级档案管理单位。
国家档案局副局长郭树银、局长毛福民分别于2000年4月、2002年8月至中国科学技术大学检查档案工作，对校档案馆的档案信息开发工作表示满意。
丁毅信自1998年任该馆馆长。档案馆统一管理全校各类档案，馆藏始于1958年，到2008年止，档案近15万卷(件)。主要有党群、行政、教学、科研、外事、基建、出版物、声像、人物等门类。郭沫若、严济慈、华罗庚、钱学森等校领导、科学家手稿，邓小平、江泽民、李鹏、乔石、聂荣臻、方毅、张劲夫、严济慈等题词。郭沫若、严济慈、赵忠尧、钱临照等工作、生活用品的实物档案尤为珍贵。
档案收集整理工作
依据《高等学校档案工作规范》，中国科学技术大学档案分为教学、科研、党群、行政、外事、基建、人物、财会、出版物、声像、仪器设备、产品生产与科技开发、实物、寄存档案等14类。档案产生的部门、单位是档案工作的源头，各单位的支持是做好档案工作的前提。兼职档案员认真负责的工作，保证了各门类档案及时完整的归档。档案工作程序繁杂，单调重复，要求档案人员耐心细致，一丝不苟。档案部门严格执行国家各类标准，保证案卷质量。根据国家要求，为“简化整理，深化检索，方便利用”，2002年起将党群、行政、外事等类档案由“卷”改“件”。案卷封面、目录由原来的手工抄写全部改为计算机著录。除校内正常收集外，工作人员还多次到北京等地征集档案资料和照片，丰富了馆藏。2000年，合肥经济技术学院档案全宗并入中国科学技术大学档案馆。同年，原属校园建设和管理处的基建档案分室也并入。至2004年，馆藏已由 1998年的近3万余卷增为6万余卷、3万余件，馆藏大幅增加。2004年共收集、整理各类档案2.2万余卷（件）。
档案管理利用工作
2004年6月，根据机构改革情况对各单位分管档案工作领导和兼职档案员作了调整。修订了《中国科学技术大学档案管理办法》和教学、基建等类档案管理办法，完善有关规章制度。编写、修订了校档案实体分类主表和业务建设规范。
为方便检索利用，将所有馆藏历史照片重新整理，扫描近万张存入计算机数据库。通过多种形式开展档案利用和借阅服务。每年办理历届毕业生出国中英文成绩单800余人次，出具各类档案证明600余人次。调资、提职、展览、编研等档案查阅量大。组织全馆做好全校本科生学历证书登记并上报省教育厅。
档案信息编研工作
2002年，档案馆自行开发研制档案信息管理系统软件，为学校节省一笔资金，许多高校都是立项。自行研制本科生学籍查询、学位论文检索系统，被学校主页“信息查询”等采用。“科大逸事”等信息被各大网站引用。档案馆主页2000年11月发布，已有13万余人次访问。编写出版《中国科技大学四十周年大事记》、《科大简史》和《中国科大逸事》等著作。发表校史、档案研究论文若干篇。
筹办校史馆和校史展览工作
2000年夏，组织复原并陈列我国第一台加速器——70万伏质子静电加速器。同年9月承办建成赵忠尧纪念馆。杨振宁、李政道、丁肇中等著名科学家分别题词。
2001年9月20日，由我馆承办的“校史人物纪念展”隆重揭幕，展出郭沫若、严济慈、华罗庚、钱学森等360余幅图片和实物档案。
2003年5月起筹办中国科学技术大学校史馆，同年9月20日开放,展出各类图片、史料、实物600余件，经常开放。
校区建设工程档案工作
2000年基建档案并入中国科学技术大学档案馆后，经过几年努力，原基建处积压的3000余卷档案已全部整理完毕。2003年3月至9月，对积存20余年的校区一期工程档案规范整理，共整理52个子项目1608卷，另向合肥市城建档案馆移交37个工程档案共937卷。2003年12月1日，该工程档案通过国家验收。2004年9月起，集中整理“985”工程理化中心、“东活”、“西活”等工程档案，并全部通过中国科学院预验收。
服务范围
提供利用全校形成的党群、行政、外事、教学、科研、基建综合、产品综合、声像和实物档案；
提供利用1995年前的财会档案；
出国学生档案寄存；
中英文成绩单办理；
网络信息发布等。
服务方式
提供档案原件阅览、出借；提供档案复制件；
编写校史、沿革；制发档案证明，函复外借查询；
开展电话查询服务；举办珍贵档案陈列、专题档案展览和名人纪念馆；
网上查询等。
1、档案分室要定期向档案馆报送档案目录。
2、积极做好档案接收和征集工作，丰富馆藏。
专兼职档案人员要以高度责任感做好工作，真正做到有档必归。不因个别人员退休、岗位变动交来多年积压的档案，而使档案馆插卷累积，给档案工作带来很大麻烦。
3、认真执行档案安全责任制，全力保障档案载体安全。
严格库房管理，做好档案库房“防光、防尘、防火、防霉、防虫、防盗、防高温、防高湿”等“八防”工作。而档案库房位于西区图书馆楼顶层，给档案工作带来困难，也是需要关注的问题。
4、完善档案管理系统，为文档一体化做好准备。
加强馆内数字化应用平台建设，不断充实案数据库，逐步实现存储数字化、传输网络化、管理自动化。要将文档一体化纳入学校电子校务系统建设，逐步做好电子文件材料的归档工作。
第一章 总 则
第一条 为加强对学校档案的科学管理，更好地为学校各项建设事业服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》及有关法规，结合我校档案工作的实际情况，特制定本办法。
第二条 中国科学技术大学档案是指学校教学、科研、管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。
第三条 学校档案真实记录和反映了我校的历史，是评估教学质量、科研水平，衡量学校管理水平，维护学校权益和保存学校历史等的重要依据，是国家的宝贵信息资源，必须由校档案馆集中统一保管。
第四条 档案工作是我校各项管理工作的组成部分，是反映和维护学校真实历史面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作之一。
第二章 体制和任务
第五条 档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的学校直属机构。其业务工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第六条 档案馆的基本任务
1.贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定本校档案工作的规划和规章制度，并组织实施。
2.指导、监督、检查校内各单位归档材料的立卷归档工作，业务上领导校内各档案分室。
3.负责对全校各类归档材料及重要资料的收集（接收）、整理、鉴定、编目、统计工作。
4.编制各类档案的检索工具，积极开发档案信息资源，为学校各项工作和社会服务。
5.积极开展校史研究，举办校史展览并做好校史馆的建设、维护和日常接待。
6.保守档案机密，做好档案保护工作，确保档案的完整和安全，延长档案使用寿命。
7.建立健全学校档案工作网络，负责对全校专、兼职档案员进行业务培训。
8.积极开展档案学术研究和交流活动，不断提高科学管理水平。
9.广泛进行档案工作宣传，提高全校师生员工的档案意识。
第七条 学校各院、系、直属单位，机关各部、处、室(以下简称“各单位”)应有一名负责人分管本部门的档案工作，并视情况配备1～2名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。
第八条 部分档案集中的单位根据工作需要经批准可设立档案分室，配备必要的专（兼）职档案人员，负责本单位文件材料的收集、整理、立卷、保管等工作。
第九条 档案工作人员必须认真贯彻执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。档案工作人员属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》实行专业技术职务聘任制。
第十条 建立档案工作检查、考核制度，明确岗位职责，对成绩突出的单位或个人给予表扬或奖励；对工作失职，造成档案损失的单位或个人，按照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，追究相关责任。
第三章 文件材料的形成和归档
第十一条 建立健全文件材料的立卷归档制度。各类文件材料由形成部门按档案馆制定的归档办法进行整理，并定期向档案馆移交。各单位不得以任何借口拒交、缓交，或将文件材料据为己有。
第十二条 对本校知名人士在非职务活动中形成的各种载体的文件材料，由档案馆通过征集（收集）、复制、整理，组成人物档案集中统一管理（或寄存）。
第十三条 各单位应把文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入本单位的工作计划，在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，实现“四同步”管理，并列入有关人员的岗位职责之中，作为考核、评审和奖励的依据之一。
第十四条 各单位专（兼）职档案人员应把办理完毕的文件材料及时收集整理，并于次年四月底之前向档案馆移交。归档材料应做到完整、准确、系统，归档时除经办人签字外，还须部门领导审签。
第十五条 各单位的每一项教学、科研、基建、设备、产品、外事及专利等技术项目，均应有完整、准确、系统的文件材料归档保存。在每项任务开展时，要指定专人负责有关科技文件材料的形成、积累、归档工作。归档时单位负责人要审查签字，没有完整、准确、系统的科技文件材料，不予验收，不予上报成果。
第四章 档案的管理和利用
第十六条 档案馆的全部档案都要进行科学的分类、编号、排列、上架，编制适合现代化管理需要的检索工具，实行计算机管理，提高科学管理水平和服务质量。
第十七条 档案馆及档案形成部门应注意档案的安全，做好档案保护工作。档案库房应具有防潮湿、防高温、防盗、防火、防尘、防霉变、防虫、防鼠、防光等措施，并不断改进档案保护技术，延长档案寿命。
第十八条 档案馆应建立档案统计制度，定期对档案案卷质量、档案进出及保管利用等情况进行检查和统计。
第十九条 档案馆要定期做好档案鉴定工作，并组织熟悉有关专业的人员和档案工作人员参加鉴定。凡需销毁的档案，应征得有关部门的同意，并造具清册，报分管校领导审批。销毁档案时要指定专人监销。
第二十条 档案馆应会同有关部门，进行档案密级审查，根据上级规定，及时调整密级，以利档案的利用和交流。
第二十一条 档案馆应积极主动地开展档案利用工作，制定档案借阅制度，设立阅览室，为利用者提供方便。
第二十二条 为充分发挥档案的作用和效益，档案馆按照《中华人民共和国档案法》的规定，向全校以至社会开放属于开放范围的档案。
第二十三条 档案馆所需的业务建设费用，列入学校事业费预算，并单独立项，由档案馆统一掌握使用。各单位应对保存本单位归档文件材料所需的档案装具等设备，在其经费中给予必要的支持。
第五章 附 则
第二十四条 本办法自印发之日起施行。
第二十五条 档案馆根据本办法，会同有关部门制定档案工作的各项具体规章制度，并组织实施。
第二十六条 本办法由档案馆负责解释。
2022年5月12日 ，中国科学技术大学档案文博院入选安徽省科学家精神教育基地名单。