交通费用可以细分为：

具体可细分为：

音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。租赁的价格可能相差很大。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

设备本身的租赁费用，通常按天计算

设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

方案一：拓展年会

公司进入拓展基地并简单分组后，首先利用半天或一天时间进行公司年会，具体年会组织情况可以由公司自己进行或与拓展公司沟通后由对方主持进行。年会结束后开展户外体验式拓展培训项目，具体项目安排可根据公司团队情况和培训目的设计。晚上由拓展公司策划并主持庆功宴，同时根据团队特点穿插一定的拓展游戏，在轻松愉快的氛围中，放松心情，熔炼团队。或是在简短晚餐后进行室内课培训，主题可以根据公司特点选择高效沟通或卓越领导，同时就某一细节问题有针对性地安排室内拓展游戏项目

方案二：增效年会

公司在做培训前把年会详细计划发给拓展公司，拓展公司根据年会的不同主题设计不同的项目，在每个发言人发言或发言主题结束后，根据主题穿插特定的培训项目，以达到培训与年会同步的目的，增加年会效果。在简短晚餐后进行室内课培训，主题可以根据贵公司特点选择高效沟通或卓越领导，同时就某一细节问题有针对性地安排室内拓展游戏项目。年会——激扬士气，部署战略，制定目标，奏响新一年度工作的序曲，历来被企业和组织视为一年一度不可缺少的“家庭盛会”。可是“如何不断创新，开好年会，达到更好的效果”却越来越让每一个年会筹办者煞费苦心。总结、表彰、聚餐、娱乐、旅游，以及众多重量级人物的演讲，企业不惜人力、物力、财力，都希望通过一个好的年会来振奋精神，统一认识，锁定目标，但是也往往会事与愿违。