保管机关可以是国家或国际组织或国际组织的行政首长。保管国家通常是一个，但也可以是一个以上，例如，1967年《关于各国在探索和利用包括月球和其他天体在内外层空间活动的原则条约》的保管机关为

苏联、英国和美国三个国家政府。在国际组织作为保管机关的情形下，保管机关往往是国际组织的首长，例如，联合国秘书长就是许多多边条约的保管机关。保管机关的职务是国际性的，因此，保管机关有秉公执行其职务的义务。1969年《维也纳条约法公约》第77条规定：“除条约内另有规定或缔约国另有协议外，保管机关之职务主要为：（甲）保管条约约文之正本及任何送交保管机关之全权证书；（乙）备就约文正本之正式副本及条约所规定之条约其他语文本，并将其分送当事国及有权成为当事国之国家；（丙）接收条约之签署及接收并保管有关条约之文书、通知及公文；（丁）审查条约之签署及有关条约之任何文书、通知或公文是否妥善，如有必要并将此事提请关系国家注意；（戊）将有关条约之行为、通知及公文转告条约当事国及有权成为条约当事国之国家；（己）于条约生效所需数日之签署、批准书、接受书、赞同书或加入书已收到或交存时，转告有权成为条约当事国之国家；（庚）向联合国秘书处登记；（辛）担任本公约其他规定所订明之职务。”条约保管机关无权审查其所接收的任何文书是否符合条约的规定，例如，对条约的保留或对保留的反对，保管机关无权审查其法律效力，但可以提请关系国家或关系国际组织的主管机关注意（1969年《维也纳条约法公约》第77条第1项第4款和第2项）。