所谓分缺，即将某一种员缺分为若干专缺，以便更好地根据各候选官员个人所长或针对各地各衙门之具体所需，使候选官员的选用比较确当和合理。如将满洲郎中、员外郎、主事缺，分为在京部院缺、陵寝衙门缺、盛京五部缺，其盛京五部缺内又分作京缺与本处缺，以便在具体选用时，凡在京部院缺、陵寝衙门缺、盛京五部京缺都用京员，而盛京本处缺则用本处之员。再如，又将六部员外郎缺内分出一缺为科甲缺，专用科甲出身之员；堂主事缺内也分满字缺与汉字缺， 以汉字缺专用科甲出身人员。又如，笔帖式缺内也分吏部等衙门缺、理藩院缺、钦天监缺，吏部等衙门笔帖式缺专用考取翻译之员，而理藩院笔帖式缺及钦天监笔帖式缺则专用考取蒙文翻译之员。