按年度分类时有两类文件的归类需要妥善处理：①文件上有属于不同年度的几种日期，要确定一个主要日期，即最能说明该文件时间特点的日期。例如：内部文件和一般的发文，应以写成日期为根据；收文以收到日期为根据；法令和条例等法规性文件，以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件，以签署日期(即落款日期)为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等，以内容针对的时间为根据；跨年度的计划可放入开始的年度,跨年度的总结可放入最后的年度;跨年处理的专门案件、往来文书等，可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。②没有注明日期的文件，要考证和判定文件的准确日期或近似日期。可以分析文件的内容来判定日期，或从研究文件的制成材料、格式、字体和各种标记来判定日期，或以与已知日期的文件比较对照的方法来判定日期。