通过设备优化、专业运营维护等服务，大幅提高客户的使用效率。

通过减少印量，减少纸张消耗，并由此而保护森林资源和水资源。

同时节约能源，并减少碳粉等打印耗材消耗，从而减少碳排放。

使用过的打印耗材等固体废弃物得到专业回收。

通过设备的整合优化部署，采用文件管理外包服务可以大幅减少打印机、复印机、传真机等文件输出设备的数量，从而减少设备有害气体排放对人体的影响。

在文件管理外包服务中，通常将文件输出设备集中部署于离员工有一定距离的打印专区，从而进一步减少对人体的负面影响。

在企业的日常运作中，存在大量的纸张文件，如标书、往来传真、报价单、合同、表格、记录、审批签字文件，等等。对企业来说，这些纸质文档中的信息是必不可少的，在企业的内部信息中占据了非常重要的位置；但传统上在纸质文档的管理中有很多难以克服的问题，例如：

· 体积庞大，不便于存储；

· 容易受损，难以长时间保存；出现灾难时难以恢复；

· 不便于检索与查询；

· 传递速度慢，效率低（如传真）；

· 安全性差，容易被复制、窃取且难以追踪等等。

作为钉子网办公文件管理外包服务解决方案的一部分，钉子网办公的专业服务团队可以为客户提供完整的文件扫描服务，包括扫描、建库、存储、检索、查询、归档等，以便于客户将纸张文件转换为电子文档，从而可以方便地实现检索、查询、存储、共享、安全控制与归档，解决上述难题。

案卷整理：按照加工服务操作规范将文档进行扫描前期拆订、预整理并填写流程单。

批量扫描：对整理好的资料，按顺序进行批量扫描。保证扫描影像的清晰完整和方向正确。

建立索引：按照要求在索引系统中对影像建立对应的索引信息。

数据效验：对加工完成的索引数据及影像信息进行校对，对错误及时修正。

图像补扫：按照补扫记录单记录的页号，对问题页采用相应色度一一补扫。

文档还原：按照用户要求将文档恢复成原状。

验收还卷：验收成品，归还原始文档。

专业文件扫描解决方案可普遍应用于政府、教育、金融、医疗、保险、运输、制造等行业

作为钉子网办公文件管理外包服务的重要组成部分，基于国际领先的专业文件工作流管理软件Laserfiche，钉子网办公可以为客户提供涉及文件采集、编辑、检索、流转等环节的文件工作流管理解决方案。

Laserfiche架构

Laserfiche的主要架构。

管理内容

· 通过扫描仪、MFP，将文件采集为电子文档，并在Laserfiche数据库中进行管理；所采集的文档将配置相关属性，或进行自动OCR识别，以利于存档和快速检索；

· 可自动从纸质文件中采集该文件的关键属性，提高效率，并可据此而自动归档，或自动激发相应的后续文件流程；

· 可基于文档流转编制企业工作流程，在文档的流转过程中自动触发相应的处理流程；

· 可方便地对扫描后的文档进行编辑和批注，实现文档的流转审批；

· 可通过相应的发布工具，快捷安全地传送大量文档；

· 可精确设定每个用户的权限，确保文档安全；

· 所有访问和操作均被记录，以利于后期的审计和追踪，进一步提高安全性。

作为钉子网办公文件管理外包服务的重要组成部分，基于国际领先的专业文件采集与分发软件eCopy，或其他内嵌入多功能数码复合机（MFP）操作面板的采集与分发软件，钉子网办公可以为客户方便地搭建整合的文件采集与分发解决方案。

通过内嵌入MFP操作面板的eCopy或其他控制程序，客户可以在MFP的操作面板上，直接完成以下操作，而无需回到座位后再次操作个人电脑，从而大大简化了操作流程：

· 将文件扫描为附件后，以操作者本人的e-mail地址（而非MFP的地址）发送给对方，并可直接填写e-mail的标题与正文；在发送前还可对文档予以预览。

· 经过身份识别后，操作者可将文档直接从MFP发送到本人的文件夹、企业内容库中的指定文件库，或发送给某个部门。

· 经过身份识别后，操作者可以直接在MFP上调用企业内容库中的某个文档，预览后，直接在MFP上输出。

· 操作者可以在MFP上直接对企业的内容库进行基本操作，如创建目录、文档等。

· 操作者可以直接将批量文档通过网络传送到指定的操作流程中（如住房贷款的申请流程），对方接收后直接进行处理，从而避免了大量文档的物理递送过程。

通过eCopy与各种文档管理系统的connector，实现MFP操作与文档管理系统的无缝集成。