纸单的设计主要包括纸单字段的逻辑关联和统一规范两方面。以装备制造企业的业务过程为例，一次合同订单涉及到合同签订、采购、生产、运输、销售等环节，前后业务环节紧密关联，一个环节出现异动，其它环节相应要做出调整，并且单个业务环节又涉及若干细化纸单。纸单设计上如果没有很强的逻辑关联和统一的规范，随着纸单后面的使用和流转，纸单的积累，管理上的问题会逐步突显出来，届时如再想做出改进难度就大多了。

Ø 纸单使用

纸单仅是一种单据，在使用中并没有告诉你如何使用，做什么，什么时候做，在哪儿做，由谁来做，做到什么程度等等，也就是说作业缺乏指导而易导致执行不力。同时，纸单管理对操作人员的要求不高，基本不受外部环境影响，操作人员可以很方便地修改纸单上的信息数据，乃至于纸单更改的面目全非，这对纸单的准确性、时效性等都产生不利的影响。

Ø 纸单流转

纸单的传递易受外界情况的影响，且更多依赖于人员使用的情况。纸单在流转过程中，易出现信息遗漏，数据缺失等等情况，纸单的堆砌，延后补单的现象也屡屡发生，纸单流转速度的缓慢和不规范，很容易造成业务流转中的堵塞，增加过程管控的难度，影响最终产品的生产交付进度。

Ø 纸单存储

纸单存储主要是纸单的归类存档，前面已经谈过，纸单的种类和数量庞大繁杂，如果不能对纸单进行有效的分类归档，堆积如山的纸单仅仅是一堆写有数字的无用废纸。纸质单据又极易缺失，操作人员对纸单进行的频繁修改、查阅以及外部的环境如潮湿、浸水、明火等，都非常容易造成纸单的损坏。

Ø 纸单统计分析

纸单过程管控原本就复杂，如何在庞大繁杂的纸单中统计汇总数据、进行分析，指导以后的生产和管理对制造企业来说也是一件极其重要的事情。每到年底，对于市场运营分析、生产运营分析等各种数据汇总，常常会让各个部门晕头转向，手足无措，往往造成企业高层得到的最终报表不尽详实，甚至信息缺失，这不仅仅是管理中的一种混乱，也是对资源的一种极大浪费。

一、企业在设计纸单时，要有一定的系统规划，并保证表单间的逻辑关联

着重注重以下几点：

1、系统设计生产环节中各个工序之间表单的数据集；

2、搜集并分析数据的要点及难点，在设计时重点突出；

3、表单之间保持较好的继承性及隔离性，以区分各个工序的录入信息的独立性。如信息系统表单设计，基于录入数据的重复性，可以实现“一个创建者，其他单据引用”的效果，以简化工作人员填写表单的工作量。

二、要在纸单“管理规范”上下工夫

作业规范只告诉你需要做这方面的工作，却没有明确多久做好这项工作，提交给什么人，由哪些人来签字等，应在相关的管理规范中进行约束。

比如五星级酒店要求客人在进入大厅到“check in”入住之间时间为30秒完成；企业销售部要把合同中生产内容及信息在一天之内与生产部达成沟通并传达到位，以取得生产部部长签字；物管部要求在采购部告知货物到场后6小时内填写入库单等等之类的规定，以管理的手段，让纸单飞得更有效率。

三、企业管理层站在管理的高度将纸单与业务结合

在表单管理过程中明确以下几点，步步跟进，保证数据的走向稳定、准确，表单的最终利用率会大大提高：

1、表单设计之初，明确我们需要哪些数据及信息；

2、表单执行之中，明确我们需要如何管理收集到的表单和数据信息；

3、表单汇总之中，明确我们需要提取哪些数据及信息。

延展咨询结合自身在制造企业管理咨询中多年的实践工作和研究分析认为，有效、规范的纸单管理必须站在企业级管理层面的高度，从自身业务流程切入，厘清内部业务流转过程，制定标准统一的规范，在信息化高速发展的今天，辅以信息化建设的手段，逐步实现“无纸化办公”，必将会给企业管理和经营效益上带来显著提升，最终实现纸单由“漫天飞舞”向“飞速流转”的转变。