工作说明书描述的对象是工作本身，而与从事这项工作的人无关。

☆便于员工理解职位所要求的能力、工作职责、衡量的标准，让员工有一个可遵循的原则。

☆便于上级对员工进行考核。工作说明书就是衡量标准。

工作说明书使绩效考核有章可循。

比如要招一个部门主管，首先就要了解这个职位需具备哪些条件，要写一个招聘申请表，给人力资源部来安排，这些职位的要求都可以参照工作说明书来做。

在做培训需求调查或培训课程设计中，易于理解这个职位做哪些工作以及职位之间的差异。

人力资源经理和一线经理在进行交流的时候，或在做人力资源规划的时候，也要用到职位说明书。所以说职位说明书是人力资源管理的基石。

职位说明书应该由一线经理制订，或者由各个部门的主管来制订。

因为一线主管最了解他的下属，比人事经理更清楚他们部门的职责，人力资源部门在这个过程当中只是起一个辅助作用。

职位说明书应该有三份，一份放在用人部门的主管那里，这样能够在平时的工作中给下属做一些指导；一份交给员工自己，在平时的工作中有一个参照依据；一份在人力资源部门备份。

1．为招聘、录用员工提供依据

2．对员工进行目标管理

3．是绩效考核的基本依据

4．为企业制定薪酬政策提供依据

5．员工教育与培训的依据

6．为员工晋升与开发提供依据

1、确定撰写职位描述时的语言基调。

（1）为了做到清晰、直白、简洁易懂，撰写岗位职责时必须字句斟酌，多一字工作变性，少一项工作落空。尽可能地运用朴实无华、简洁通俗的语言来进行描述。

例如：准备营销计划、提供优化策略等；

（2）为了做到准确、真实、权责分明，撰写岗位职责必须客观理性、平白直说，用表示主动行为的动词给出应该做什么的积极暗示。

比如：计划、准备、实现、处理、提供、完成、联络等；而不能用比喻、夸张等手法，也不能使用修饰、形容等词语。

2、撰写岗位职责

撰写岗位职责想要做到有的放矢，我们在撰写之前，必须先了解清楚该岗位负责的全部事项。因不同企业中相同职位的岗位职责会有所区别，您可通过列举所招聘职位需要完成占用任职人员工作时间的5%以上的任何一项职责或责任清单来初步确定。然后根据列出的工作内容清单来撰写岗位职责：

分析清单进行统一归类，并据此明确列举出必须执行的任务，将基础性的工作活动根据内容用简练的语言进行归纳分类，转换成实际责任，再用概括性的语言简洁表明任职人员被期望达到的结果以及为结果所负责任，即转化为岗位职责。

比如：一家公司需要招聘“英语翻译”，我们首先列举其日常工作任务：

接听总机电话；转接总机电话；→接听、转接总机电话。

协助文控室收发传真；收发快递；收发信件；收发书刊；→收发传真、、快递、信件和报刊。

承办员工考勤工作；承办员工外出登记；→承办员工考勤和外出登记。

协助人事办理人员离职手续，协助人事办理入职的相关手续；→协助人事办理入职、离职手续。

接待来访客人；根据来访客人预约情况通报相关部门。→接待来访客人，并通报相关部门。

协助部门领导组织公司活动；协助部门经理处理行政报表；→完成上级交办的其他工作。

转换为岗位职责：

①整理个人仪装以保持企业形象；

②接听、转接总机电话；

③收发传真、快递、信件和报刊；

④接待来访客人，并通报相关部门；

⑤承办员工考勤和外出登记；

⑥协助人事办理入职、离职手续；

⑦完成上级交办的其他工作。

⑧照职位的工作目的，补充完善岗位职责。

3、撰写任职要求

任职要求是基于完成岗位职责的基础上，所需要具备的行为能力与素质要求。所以，我们在撰写任职要求时需要根据前面该职位的岗位职责来确定。

（1）对每一项岗位职责进行分析，列举出最基本的能满足各项工作职能的资质，诸如教育程度、工作经历、知识和技能，包括所有的工作必需的关键技能和特长。

例如，对一个前台文员来说，主要的岗位职责可以概括为：

①整理个人仪装以保持企业形象；→需要具备：良好的外在形象。

②接听、转接总机电话；→需要具备：娴熟的多线路电话系统处理能力，专业、礼貌和耐心的电话沟通技巧，较高的工作效率。

③收发传真、快递、信件和报刊；→需要具备：熟练使用办公自动化设备，较高的工作效率。

④接待来访客人，并通报相关部门；→需要具备：接待客户时的主动热情、亲和力，一整天坐在一张桌子后面的耐心和忍受力，责任心强。

⑤承办员工考勤和外出登记；→需要具备：严谨细心。

⑥协助人事办理入职、离职手续；→需要具备：态度亲和，谨慎细致。

⑦完成上级交办的其他工作。→需要具备：具有团队精神，较强的责任心和执行能力。

（2）结合该职位的工作开展过程及需要的结果，对以上列举出的能力要求及行为特征进行评级归类，明确需要强化的行为能力与素质要求，初步确定任职条件。

还是列举前台文员的例子，根据分析“前台文员”岗位职责得出的任职要求按工作目标进行归类，得出“前台文员”的任职要求；

①年龄20岁以上，秘书、中文等相关专业中专以上学历。

②身高160cm以上，五官端正，外在形象气质佳。

③1年以上行政人事、文秘或相关工作经验。

④良好沟通表达能力，待人亲和，热情。

⑤熟练使用办公软件、办公自动化设备。

⑥工作细致认真，谨慎细心，积极主动；

⑦工作效率高，责任心、执行力强，具有团队精神；

（3）结合公司战略发展需求，对照内部人才历史结构，进一步分析、评估和探讨现有人员存在的差距和改进方向，最终确定并添加或改善需要的能力和素质要求。

比如：公司计划扩大国外业务范围，前台文员还需要负责接听外国客户的电话，或直接接待外国客户。则需要增加对前台文员的外语要求，同时学历要求也要提高，则关于上面“前台文员”的例子应做相应添加和改善：

添加：英文口语沟通能力良好。

改善：秘书、中文等相关专业大专也上学历。

在撰写职位描述时，您应该注意的是：

1、岗位职责应精确简练，不应过于详细、事无巨细。

岗位职责不是工作指导书，只需做到清晰、精确、简练地告诉求职者的工作内容时什么和其需具备的能力要求，以及表明企业期望其达到怎样的效果。我们没必要面面俱到，把大事小事一股脑托出，显得繁琐紊乱不说，让求职者产生畏惧心理，打心底抗拒就不好啦。

2、职位描述应随时保持更新状态。

很多工作都会由于各种原因产生变动，如个人的成长、团队的发展，或者新技术的进展等。职位描述应根据公司的战略发展角度去思考和灵活调整，而不是仅仅停留在历史任职员工从事该职位的工作描述。

3、任职要求要与工作相关，不应追求理想化。

有不少企业在撰写任职要求时，会过于追求“最优秀”，给到职位一些过于理想的要求。HR在撰写职位要求是考虑求职者完成该工作所需能力的同时，还要结合求职者的稳定性、可发展性来综合考虑，不应想当然，迷恋于招聘一个什么都能做、都会做“全能”型的人才。

4、忌华丽的辞藻，忌妙笔生花，更不能虚假做作。

（1）撰写岗位职责应去除修饰、形容性的词语，使用经典的动宾结构。求职者是句子中的暗含主语，可以被省略。

例如，前台文员的岗位职责其中一项是：“接待来访客人”。如果写成：“友好诚恳地接待办公室来访客人。”就显得累赘虚假了。

（2）使用动词的现 在时态。

例如：使用“负责”，而不是使用“将负责”。

（3）必要的时候使用解释性短语说明“为什么、如何、哪里或多经常”来帮助说明含义使其更清楚。

例如：“每两周一次收集员工时间表来帮助计算薪资。”

（4）省略任何不必要的冠词如“一个”、“那个”等，使描述容易理解。

例如：前台文员的职责被写成：“用一种友好的和一种诚恳的方式来欢迎所有的来这栋大楼的来访客人。”

（5）不能使用含偏见的术语。

比如：使用“他”或者“她”来构造句型，会给求职者带来被排除在外的距离感和不尊重感。

（6）避免使用易引起歧义的字眼。尽量不要用如下词汇：“经常”、“某些”、“复杂的”、“偶尔的”或“几个”。

5、结果为导向

职位描述既要说明对某职位期望的结果是什么，又要提出对结果的绩效衡量的标准是什么，这样可以大大减少受聘者对工作内容和结果的理解偏差。