凡是与会议的目的无关的议题都不要列入会议的议程，以免分散会议的主题，从而既延长会议的时间，又有可能引起不必要的麻烦。

2、各项议题之间最好存在的有机的联系

也只有这样，才能使会议得以顺利进行。因为会议的顺利进行往往取决于一个问题接一个问题的解决，上一个问题不解决或解决得不够彻底，往往会影响下一个问题的讨论和解决。

3、应清楚地指出各项议题所需讨论的时间

这样可以使与会人员做到心中有数。

确定与会者

在企业中，真正创造价值的领域是在生产经营过程之中，而不是在会场上。减轻企业成员的会议负担，无疑是一种人力资源的节约，使更多的人能为企业创造价值，提高会议效率，从确定与会者开始。把每一个与会者都当作一种“资源”，而不是一种“名分”。资源的利用按“目的”和“需要”而定。确定与会者的关键，不是看谁有资格参加，而是要弄清谁有必要参加。确定与会者时，应考虑以下因素：

1、与会者是否对会议所要实现的目标负有主要或直接责任；

2、与会者是否与会后的行动直接相关；

3、与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，是否能有助于议题的深化；

4、与会者是否有能力或有权力达成一项决议；

5、与会者是否多余或可无可有；

6、与会者是否能全身心投入会议；

7、与会者是否会妨碍会议总体成效；是否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量或真实性。

此外，必须有效地控制与会者人数，一般来说，与会者人数越多（如超过20人），则与会者的参与意识越弱，会议的质量也就越差，甚至有负面效应。所以，人数太多时，就应该设法分组讨论或设分会场。

选择开会时间

在会前准备时，必须考虑开会时间的选择，确保全体与会者能够按时出席、安心开会。选择开会时间应考虑下列因素：

1、会前调查，把握全体与会者方便的时间段。任意安排一个时间开会，可能会打乱某些人的日程安排。

2、选择与会者中关键人物的最佳时间开会，确保关键人物集中精力开好会议。

3、恰当安排会议时间，避免与企业最重要的经营活动冲突；避免会议打乱企业工作的正常运行秩序。同时保证生产经营活动中的关键人物，能有充足的时间做出安排，不至于因出席会议而影响企业效益或效率。

4、力求开短会，在很短的时间内能集中精力，达到最大效果。议程如果太长，连续开会时间超过半天，就应设法分两个时间段开会。

此外，还应该注意把握开会的时机，时效性很强的会议，要尽早安排；需要酝酿和深思熟虑的会议，可以拖后召开。

选择开会地点

也许企业内的会议室或办公室是最常利用、最自然的会议场所，但不一定有助于达到开会的目的。熟悉的开会地点，往往影响员工的思维，不利于开发员工的创造性思维，难以激发员工的热情，去积极思考和讨论问题。会议地点的物质条件、环境氛围以及远离日常工作场所，会潜在地影响每一个与会者的情绪，影响会议的质量。开会地点的选择，还应考虑以下一些硬件条件：

1、会址必须考虑距离上的远近，以及路线上、交通上的方便，便于与会者能按时到会。

2、会场内外必须保持安静，要有良好的通风和照明设施，以及室温调控装置，以便与会者能够长时间保持清醒头脑，集中精力参与会议。

3、会场的空间必须适宜，平均每个与会者拥有2平方米为宜。空间过大，冷冷清清，会议气氛会受影响。空间过小，容易产生拥挤沉闷感，会议效果也会受到影响。

4、外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用开支，考虑衣食起居的舒适等等。

拟定议事日程

并非所有会议都必须拟定书面的议程，但是，与会者应该事先了解议题或会议主要讨论事项，以便有所准备。