电子商务文书是指采用数字化电子方式进行商务数据交换和开展商务业务活动的文书。电子商务文书(EC)主要包括利用电子数据交换(EDI)、电子邮件(E—mail)、电子资金转账(EFT)及因特网(Internet)的主要技术在个人、企业和国家间进行无纸化的业务信息的交换文书。

(一)明确的应用性

商务文书作为应用文的一种，明确的应用性是商务文书区别于文学作品的一大特征。文学作品，是用语言塑造形象反映社会生活的意识形态之一。它属于上层建筑，具有倾向性。文学的主导作用是潜移默化的，文学的思想性是通过艺术形象自然而然地显示出来的。应用文则不同，它有明确的应用性，它直言相告有明确的“功利主义”。

明确的应用性，是指每写作一篇文章，都有特定的使用对象和应用目的，文章一经写成，并经一定的程序发布，这篇文章所写的内容就有直接生效的作用，有关单位和人员必须贯彻执行，若有违反将受到行政处罚或经济制裁，情节严重的还将追究刑事责任。例如，在长江洪水暴涨的年份，中共湖北省委、湖北省人民政府发布了抗洪抢险“命令”。“命令”针对的对象就是长江沿岸党政军领导机关、企事业单位和全体军民；“命令”的应用目的，就是抗洪抢险，保住长江防汛大堤，保护人民生命财产安全；“命令”一发布，各地、各部门都要“立下军令状，树起生死牌”，严防死守，誓与长江大堤共存亡；若有违反“命令”的，轻则撤职查办，造成责任事故的，还要追究刑事责任。在商务文书中，“公文”、“经济管理文书”都具有明确的应用性。“经济新闻”、“经济论文”、“商业广告”等，虽然没有直接生效的作用，但也有明确的应用性，即起到影响舆论的作用，达到提高经济效益和社会效益的目的。

(二)严格的政策性

正因为应用文有明确的应用性，有直接的生效作用，所以应用文具有严格的政策性。起草某一件“公文”，就是在制定某一方面的政策；写作某一项“规章制度”，就是在制定某一方面的“法规”，或者是开展某一项工作的“规章”；写作某项目的“可行性研究报告”，不仅要看这个项目能赚多少钱，还要看它是否符合国家的产业政策，是否造成环境污染；写作“经济活动分析报告”，不仅要分析经营业绩与计划、与先进水平的差距及其产生差距的原因。还要分析企业执行国家政策法规的情况……总之，商务文书的写作过程，有的是调查研究制定政策的过程，有的是分析研究政策执行情况的过程。因此，商务文书具有严格的政策性。

要写好商务文书，必须“上合天意，下合民情”。所谓“上合天意”，就是符合党和国家的方针政策和上级有关的规定。党和国家的方针政策，是根据国家的长远目标制定的，是符合全中国人民的根本利益的。写作有关文件，必须先学习党和国家有关的方针政策和上级的有关规定，然后根据本地、本企业实际，创造性地提出新见解、新方案、新举措，切合实际地解决本地、本单位的问题。这就是“上合天意、下合民情”。如果不顾上级规定，随心所欲地制定出与上级相悖的“土政策”，那是行不通的，要碰壁的。如果不联系本单位实际，完全照抄照转，成了纯粹的“文抄公”，那也是没有用的。

(三)内容的真实性

选择真实的材料，写作真实的内容，这是一般文章写作都要注意的，商务文书对此尤为看重。因为商务文书是反映客观经济规律，解决实际问题的工具，只有信息来源可靠、内容客观真实，才能准确把握经济发展的趋势，做出正确的预测和决策，达到提高经济效益的目的。如果信息不真、内容虚假，往往会导致决策失误。

商务文书内容的真实性与文学作品的真实性含义是不同的。文学作品的真实性是指文学通过艺术形象反映社会生活所达到的正确程度。真实性是指本质的真实程度。具体的人物、情节、场景则可以由作者来根据已有的生活积累来想像、虚构、塑造。商务文书的真实性则是所写的内容，包括人物、事件、时间、地点、数据等，都必须是实实在在的，完全是真实的，不容许虚构和捏造，来不得半点差错。

目前，商务工作中弄虚作假的现象还相当普遍。靠假数字升官、靠假文凭晋级、靠假货赚钱、弄虚作假图财害命者比比皆是，有道是：“假作真时真亦假，无为有处有还无。”叫人真假难辨，优劣难分。面对这种严峻形势，党中央在公民道德教育提纲中，把诚信作为公民道德教育的主要内容，在《人民日报》上还提出了“打造信用中国”的目标。商务文书写作，一定要坚持真实性的原则，说真话，办实事，为“打造信用中国”作一份应尽的努力。

(四)语言的确定性

语言的确定性，是指在商务文书写作中，每句话只能有一个固定的含义，不允许含糊不清、模棱两可的现象存在。例如，利润是企业经营的财务成果，但就“利润”一个单词，就有产品销售利润、营业利润、利润总额、净利润四个概念，每个概念都带有一个确定的含义，确定的计算公式，不能望文生义，自行推断解释。再如，在签订某机械产品购销合同时，对产品规格质量标准、数量与金额、交货时间与地点、付款方式都必须写得明确具体，以利于履行。而不能像写电影剧本那样：“表面光洁度：像玻璃一样光；硬度：像钢一样硬；交货时间：早春二月；交货地点：长江沿岸”等。

在语言使用方面，应用文与文学作品是有很大区别的。文学作品切忌“直露”，语言越含蓄越好。应用文则要求一目了然，明确具体，语言越确定越好。应用文要使用平易、质朴、简洁的语言，把要叙述的事情、说明的项目、论证的问题清楚明白、直截了当地告诉读者，一般不宜采用夸张、类比、双关、象征等修辞手段，以免产生歧义和疑虑。

但是，商务文书的应用范围是很广的，读者是很多的。要调动广大读者的阅读兴趣，必须讲究修辞手法，适当增加一点形象性，以增强文章的吸引力。商务文书中使用较多的修辞手段主要是比喻。比喻可以使抽象的事情具体化，深奥的道理浅显化。比如“分灶吃饭”比喻财政资金按地区(或系统)分配使用；“解剖麻雀”比喻解剖分析典型；“消化不良”比喻对文件精神没有理解和接受；“踢足球”比喻有些单位(或部门)在处理问题时互相推诿；“抢篮球”比喻有些单位(或部门)在利益面前互相争夺；“婆婆多”比喻领导部门多，下级不知所措，难以应付；其他如“三角债”、“软着陆”、“市场疲软”、“后遗症”等，都是通过比喻，使模糊的变得具体，抽象的变得形象，使读者易于理解和接受。在商务文书中，经济新闻、经济论文、公文、经济管理文书对语言的要求还有所区别，本书在各编中再分别讲述。

(五)体例格式的规范性

商务文书的专业性很强，为了表达得准确得体，处理得及时迅速，在长期的写作实践中，逐渐形成了各自不同的、相对固定的格式与写作规范。国家领导机关根据基层的实践经验，借鉴国际惯例，对各类文章的写作格式做出了明确的规定。国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》规定了公文的格式，国家标准局发布了《科学技术报告和学术论文的编写格式》标准，国家工商行政管理局公布各类合同的示范文本，国家税务总局编制了纳税申报表，等等。绝大多数商务文书，国家有关部门规定了规范的格式。按照这些格式来写，能使行文目标明确，重点突出；内容清楚正确，不致发生疏漏。能使收文者理解文件内容，办理文中要求办理的事项。有利于立卷归档，利于计算机收录与管理。

(六)知识的综合性

经济工作是人类最基本的工作。在我国，经济建设是全党和全国人民的工作中心。商务文书是为经济工作服务的工具，要写好商务文书，必须精通经济理论，掌握相关的如财税、金融、贸易、会计、企业管理以及法律等方面的知识。企业又是处在不同的行业，如工业、农业、商业等，工业又分为机械、冶金、纺织、化工、建材等，各行各业都有相关的专业知识。要写好商务文书，必须精通本领域的专业知识，还必须掌握相关的业务知识。知识渊博，并善于综合运用，才能写好商务文书。

(七)定量分析的精确性

定量分析的精确性是商务文书区别于行政文书、司法文书等应用文的重要标志。任何事物都有质和量的衡量标准，给某贪污犯定罪，贪污金额就是量刑标准。但是，经济领域更重视定量分析，西方主流经济学对数学就有更高的要求。1969年，第一届诺贝尔经济学奖授予了在经济计量学方面作出开创性贡献的荷兰经济学家简·丁伯根(JanTinbergen)和挪威经济学家拉格纳·A．K．弗瑞奇(Ragnar A．K．Frisch)。在以后获奖的经济学家中至少有三分之一以上是对经济学的数学化作出了重要的直接贡献，其他经济学家也大多与经济学的数学化相关。这说明经济学数学化是当代西方经济学的重要特征之一。本书所讲的商务文书，包括经济论文。经济论文要求注重定量化，这是顺理成章的，即使是其他商务文书，如可行性研究报告、经济活动分析报告、财务报告等，都要求将经济学、会计学、统计学与数学结合起来，建立经济计量模型，利用计算机来仿真运行，科学地、精确地解决实际经济问题。

(八)鲜明的时效性

商务文书是以沟通经济信息、处理经济事务、实施经济管理为应用目标的，在经济全球化的时代里，科技进步日新月异，市场信息千变万化，天灾人祸时有发生，这些对宏观经济和微观经济都可能产生影响。为经济管理服务的商务文书就必须具有鲜明的时效性。商务人员，尤其是市场调研人员，要时刻关注经济科技社会的发展变化，发现与企业相关的信息，要快速做出反应，迅速形成文字，呈送领导机关，为决策提供咨询服务。企业制作商务文书，都要面对市场竞争形势和企业内部出现的有关问题，及时形成文件，并立即贯彻执行，才利于企业的建设和发展。有些紧急事项，则需电话或亲临现场解决，不必形成书面文件。市场经济是机遇经济。精明的经营管理者要善于抓住机遇，做出果断的决策，以利于企业的生存和发展。快速及时地制作商务文书是实现果断决策的重要条件。反之，如果商务文秘人员思维迟缓愚钝、工作拖拖拉拉、写作慢慢腾腾，写出来的文章，只能是“马后炮”、“后悔药”，对企业的发展有害无益。

(一)科学决策的客观依据

在商务活动过程中，能够及时、准确地作出符合企业实际、符合市场经济规律、符合商务活动规律的决策，不仅是有效进行商务活动的关键因素，也是企业领导者的首要任务。要完成这样一个艰巨的任务，只能依赖于商务文书。从这个意义上说，准确、及时、可靠的商务活动信息是作出科学决策的前提和基础。商务文书通过对商务活动信息的有效收集和获取、深入分析、精确评估，深刻揭示商务活动的变化特点和原因，预测其发展趋势，为企业领导机构和管理人员提供决策的客观依据，使企业领导机构和管理人员能够在复杂多变的现代商务活动中高瞻远瞩，总揽全局，取得预想的结果。

(二)科学预测的表现形式

商务文书的基本任务是收集、整理、分析、研究有关的商务活动信息，并且在此基础上预测商务活动动向和市场经济规律以及市场变化趋势。科学预测是商务文书的基本功能之一，商务文书正是通过相应的文字载体进行表达，以使预测的内容条理化、精确化、科学化，以期减少和降低商务活动预测的盲目性和粗略性，获得最佳经济效益。

(三)商务活动的服务工具

商务文书具有突出的实用性，即直接为企业的经营活动服务。每份商务文书都是因事而发，言之有物，目的明确，作用显著，即一切以服从和服务于经营活动需要为前提，以为企业赢得最大的经济效益为根本目标。

(四)联系沟通的桥梁纽带

在现代信息社会，一个企业的生产经营以至生存和发展，不仅要受到企业内部条件的限制，也要受到外部环境的各种条件制约。企业实现再生产的先决条件是，必须面对市场，开拓横向的、纵向的经济联系，以期与外界建立起一种长期稳定、不断发展的合作关系，这样才能使企业进行周而复始、复杂多变的再生产运动，且具有稳定的信息来源、物资来源、资金来源、人才来源和技术来源，真正成为协调企业内外联系作用的主要手段。

(五)经营活动的原始凭证

商务文书是企业经营活动的真实记录。企业单位处理商务活动的各种信息通过文书得以固定并存储，它不仅印证了商务文书作者的合法身份，记录了各种经营活动的性质、状态和过程，保留了商务文书在运转处理过程中的各种原始轨迹。如合同履行、买卖交易、客户联系、商务洽谈等，也是发生经济纠纷后，成为有效维护自身权益的证据。即使在商务文书完成其历史使命，现实作用消失后，原有的凭证和依据作用被转移到历史档案中，仍可以继续发挥考察企业发展历程的原始凭证的作用。

对于写作中要把握的一些基本原则，外国的一些教材中有“ABC”这种说法，也即准备(Accurate)、简洁(Brief)、清晰(Clear)。另外也有4C的提法，也即正确(Correct)、清晰(Clear)、完整(Complete)、简洁(Concise)，以下从管理沟通这个角度，对4C作一简单的分析。

(1)正确

“正确”是写作的首要原则，也就是说，写出的文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。尤其是对文章主旨的把握，在写作前一定要下一番工夫，明了写作的意图，正确地传递想要传达的信息，从而实现有效沟通。

(2)清晰

在正确表达的基础上，应该力求清晰，清晰的文章能引起读者的兴趣，更能使读者正确领会作者的含义。要做到清晰，除了选用符合文章的格式外，还应该注意文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等，尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难阅读；如果是手写，则不能太潦草，这不仅影响读者的阅读，甚至还会影响到文章的正确性。

(3)完整

写作的一大优势就是使我们有充分的时间思考问题，完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实，“完整”是写作的一个要则。在电话或是当面交谈时，常常会遗漏很多想要交流的事项，这是由这些沟通方式的特点决定的，在写作时，为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项。

(4)简洁

“简洁”似乎与“完整”是一对矛盾，这其实是一个“度”的把握问题，“完整”是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有的事实、观点罗列纸上。可以通过排序的方法，把不太重要的事项删除，也可以对每一字进行评估，把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。

商务文书的写作过程中应该注意以下几个方面的内容：

(1)选择合适的文稿类型

文稿类型多种多样。选择合适的文稿类型是写作中重要的一环，如果文稿类型选择错了，沟通的效果就会大打折扣甚至无法完成写作的意图。在选择合适的文稿类型时，再次需要提起注意的是要明确写作目的，同时清楚写作的背景情况；另外一个重要的方面便是熟悉各种文书，只有这样才能选用合适的文稿，满足具体写作的要求，用最有效的方式完成沟通。

(2)文稿的宏观布置

一份好的文稿应首先给人清晰、整洁的印象，文稿的呵读性强，也即我们平时说的“卷面友好”，只有这样，才能保证在信息的传递过程中，尽量避免失真。可以从以下几个方面来提高文章的整体效果。

①标题

人类已经进入了空前活跃的信息时代，如此大量的信息，并不是也不可能是每一个读者都需要的。在大量信息面前，标题是选择所需信息的第一个关口，一个好的标题可以使读者产生阅读的兴趣，而一个平庸的标题则会使信息沟通到此中断。另外，在文章中标题的布置也很有讲究。标题一般放在整个文稿的最前面，采用横排形式，选用较大、较粗的字体，对有些较长的标题可分为两行来布置。

②次序

最重要的内容应放在最前面来表述。应用文一定要掌握次序，把最重要的部分放在最易引起读者关注的部分，尤其是篇首，当然篇尾往往也是读者兴趣较集中的地方，但相对而言，文章的中部，尤其是段落的中间，有价值的信息、观点往往不能为读者注意。若次序颠倒或安排不合理，则会极大地影响到沟通效果。

③空白

空白对于一篇文稿来说是十分重要的，空白包括空行、行间距、字符间距、页边距等多项内容，空白是文稿格式上的需要，适当地使用空白能大大增加文稿的可凄性，并有利于突出重点。

④字体

汉字有很多种字体，比如宋体、楷书、隶书，还有简体、繁体之分，尤其是电脑打印稿，字体的选择甚为关键，不同的场合适用于不同的字体，但应该以便于阅读为原则。另外，字的大小也很重要，在谋篇布局中，选用几号字往往就反映了作者的逻辑及思路，也突出了重点，其他相关的比如黑体、下划线、斜体、英文字母的大小等都是文稿中需注意的地方。

⑤项目符号及标号

在写作中经常要使用项目符号和标号。一般而言，用数字来表示意味着各项权重是不同的，且有一定的优先次序；而用项目符号表示，比如“·”，则意味着各标号下的条目处于相同的位置。但实际上，由于阅读习惯的原因，放在前面的就显得重要一些。合理地使用项目符号及标号会使得文稿的可读性大大增加。

(3)语气和风格

书面材料的风格对表达效果有很大的影响，它可以显示作者的性格和兴趣。而且，风格对作者与读者之间的关系也是至关重要的。恰当的风格，能使两者之间的交际沟通融洽、有效；如果风格不当，则可能达不到作者预定的交际沟通目的。作者在写作中应用的风格，应该是有意识的选择结果，依据读者的期望和要求、作者与读者的关系及文书的性质特点，确定合适的文章风格。一位公司董事长在写信给其职员时采用一种特定的写作风格；而在他给董事会写年度报告时却须采用另一种风格。同样，公司经理也将用不同风格的文章达成沟通作用，他所选择的风格将反映出他与组织的关系，他对诸如书信风格的期望，以及经理对组织成员及任何给定风格可能做出的反应的设想。写作的风格可以通过使用词语的方式、书面语的格调和结构等表现出来。影响风格选择的因素有以下多种，从这些方面入手，可能会找到合适的写作风格。

句子长短。语句简洁是文章的一大优点，一个句子中所使用的词语数量应保证使句子简短，并且保持思想观点的一致、统一。

句子结构。文章中使用的语句，应能保证使读者清楚地理解和把握作者要表达的意思。整个句子要以此为标准设计建构。具体使用何种句子结构，是复杂句还是简单句，要不要倒装等，要服从并服务于作者表达的需要。

段落。段落是思想观点的集合体，而不是句子长短的拼凑。通常，段落以简短为最好，而且开头就亮出本段的主旨，这样使人读起来轻松，也利于阅读。冗长的段落使人厌烦，且不便于读者把握该段的要旨和作者的思路。但反过来，段落太短，又常常显得不完整、拗口，也不能使读者满意，因而要处理好段落长短关系，以短小精悍为要旨，力求言简意赅。

标点符号。标点符号使用的目的在于保证读者能迅捷、有效地阅读、理解、吸收书面材料所要传达的思想观点。标点符号也用于表示思想观点的分开，以便于理解。但有的时候，标点符号本身就表达了一定的思想观点，尤其是问号和惊叹号。

行话。“行话”有时用来描述那些思想陈旧、莫名其妙又夸大其词的言语。但行话在这里指那些只有有限的或专业化的读者群才能理解的专门化词语。行话的应用要看读者群的范围，若是限于专家、学者，那么使用他们的行话是可以接受的。但是，如果作者试图说服并影响那些并非专家的交际沟通对象，那么，就必须限制使用行话；即使用了，也要给出通俗易懂的解释。

语气。在这里，语气指的是使用的词语以及词语使用的方式所表达出来的态度。例如，一封信的语气可以是直率的，也可以是婉转的；一篇报告，既可以用主动语态写成，也可以使用被动语态。风格的这些语气特征能告诉读者作者的态度。其他的一些语气包括否定或肯定语气、正式或非正式语气等。一般而言，主动、直率、非正式的语气风格通常易于被读者接受，但实际的应用还需依据实际情况而定。

成功有效的写作风格，不是一蹴而就，需要作者不懈努力，不断地思索、磨炼才能达到。作者个人的风格将表达出他对主题的感觉，反映出他对主题的认识和思考。同时，写作风格也是不断变化的，需要作者能透彻地了解周围环境，了解主题，更了解自己的定位。善于使用前面提到的各项技巧，使自己的写作风格不断发展、完善，这是沟通中最困难的环节，但也是起关键作用的环节。