1972年建立常设机构——南太经济合作局（SPEC），1988年改称“南太论坛秘书处”。设论坛秘书长，由论坛成员国政府代表投票产生，对论坛成员国负责；设副秘书长，系合同聘用，协助秘书长工作。下设政治、国际和法律事务司、贸易和投资司、发展和经济政策司、协同服务司（行政），各司设司长。论坛秘书处总部共有约120名官员和职工。在悉尼、奥克兰设有贸易与投资专员署，在东京设有太平洋岛屿中心，2002年在北京开设驻华贸易代表处（2012年更名为“太平洋岛国论坛驻华贸易与投资专员署”），2003年底在日内瓦设立驻世界贸易组织代表处。

论坛秘书处财政预算由澳大利亚和新西兰各支付1/3，其余部分由其他岛国成员分摊。目前向秘书处提供捐助的国家、地区和组织有：中国、澳大利亚、加拿大、欧盟、法国、法属波利尼西亚、德国、日本、韩国、马来西亚、新西兰、菲律宾、英国、联合国开发计划署。

论坛秘书处和8个相对独立的机构组成太平洋地区组织理事会（CROP），由论坛秘书长担任主席。这8个组织为：论坛渔业局（FFA）、斐济医学院（FSchM）、太平洋岛屿发展署（PIDP）、太平洋电能协会（PPA）、太平洋区域环境规划署（SPREP）、太平洋共同体秘书处（SPC）、南太平洋旅游组织（SPTO）、南太平洋大学（USP）。2004年太平洋岛国论坛首脑会议通过决议，决定对地区组织进行机构重组。2006年，论坛首脑会议审议通过了《改革地区机制框架报告》，为地区组织机构重组描绘了“路线图”。根据论坛有关决议和《报告》，地区组织将整合为3大类，分别是政治政策类、技术服务类和教育培训类。

论坛一般每年召开一次政府首脑会议，在各成员国或地区轮流举行。迄今，已举行了51届论坛领导人会议（1972年召开了两次）。2021年2月，论坛领导人以视频方式举行特别会议。2021年8月，论坛以视频方式举行领导人特别峰会。2022年7月，第51届论坛领导人会议在斐济举行。2023年2月，论坛领导人在斐济举行特别会议。

从1989年起，论坛决定邀请中、美、英、法、日和加拿大等国出席论坛首脑会议后的对话会议。1991～2007年，论坛先后接纳欧盟、韩国、马来西亚、菲律宾、印度尼西亚、印度、泰国、意大利为对话伙伴。2013年，接纳古巴为对话伙伴。2014年接纳土耳其、西班牙为对话伙伴。2016年接纳德国为对话伙伴。2021年接纳新加坡、智利、挪威为对话伙伴。目前，论坛共有21个对话伙伴，迄今已举行31次对话会议。

为协调并解决成员国共同关心的政治问题，首脑会议不定期授权论坛成员国外长就特定议题召开会议。第46届论坛首脑会决定，自2016年起，论坛将每年在首脑会议前召开外长会议。

为了协调和支持各成员间的经济改革，从1997年起，论坛每年在首脑会议前，召开经济部长会议。

为协调和推动地区贸易自由化，从1999年起，论坛每年在首脑会议前，召开贸易部长会议。

“日本和太平洋岛国首脑峰会”由日本倡议和推动，始于1997年，每三年举办一次，旨在密切日本与论坛国家关系。2009年5月，在日本冲绳举行了第五届会议，日本承诺3年内向岛国提供500亿日元援助，为岛国培训人员并开展人员交流。会议并决定设立“太平洋环境共同体”以共同应对面临的环境问题。2012年5月，在日本冲绳举行了第六届会议，发表共同宣言，强调日本和岛国将加强在减灾、环境和气候变化、可持续发展、人员交流以及海洋安全等五大领域合作。日本承诺3年内向岛国提供5亿美元援助。2015年5月，在日本福岛举行第七届会议，讨论了防灾减灾、气候及环境变化、人文交流、可持续发展和海洋事务等议题，发表《福岛磐城宣言》。日本宣布未来3年向岛国提供至少550亿日元（约4.53亿美元）援助。2018年5月，在日本福岛举行第八届会议，重点讨论气候变化、可持续发展、海洋保护等议题，发表领导人联合宣言。2021年7月，第九届会议以视频方式举行。

论坛自1989年亚太经合组织成立时起即为其观察员。1994年起，论坛成为联合国观察员。

1988年2月，中国驻斐济大使徐明远应邀参加论坛地区机构协调委员会在苏瓦召开的关于建立对话关系的讨论会。1990年起，中国连续14次派政府代表出席了第2～15届论坛会后对话会，加强了中国同论坛及其成员国的合作关系。会上，我阐述了对南太地区政策，提出将“相互尊重、平等互利、彼此开放、共同繁荣、协商一致”原则作为我发展与包括南太国家在内的亚太国家友好合作关系的根本方针，受到论坛各方赞赏。

论坛前三任秘书长亨利·纳萨利（1991年4月）、耶雷米亚·塔巴伊（1992年9月）、诺埃尔·莱维（1999年5月、2002年9月）以及前两任副秘书长威廉·萨瑟兰（1994年3月）、安东尼·斯莱切耶（1997年7月）均曾访华。2001年10月，论坛秘书长莱维率观察员代表团出席了在上海举行的APEC外交外贸双部长会议。

2000年10月，中国政府代表、外交部副部长杨洁篪与论坛秘书长莱维换文，中国政府捐资设立中国—论坛合作基金，用于促进双方在贸易投资等领域内的合作。基金设立后，已先后资助了论坛驻华贸易代表处、投资局长年会、论坛秘书处信息存储系统更换、论坛进口管理等项目。

2003年8月，外交部副部长周文重率团出席在新西兰奥克兰举行的第15届论坛会后对话会，与论坛方就双边关系、贸易投资、可持续发展、海洋资源管理、地区安全等问题交换了意见，并达成广泛共识。中方提出了加强与论坛关系的五项倡议，即：中国加入南太旅游组织、举办南太岛国外交官培训班、资助论坛石油问题咨询服务项目、欢迎南太岛国继续派团参加在厦门举行的“中国投资贸易洽谈会”和在昆明举行的“中国国际旅游交易会”以及欢迎论坛岛国新闻代表团访华。此举获得论坛方的高度评价和欢迎。周与会期间会见了论坛秘书长莱维。8月底～9月初，应中国外交部邀请，论坛秘书处首次组织南太岛国新闻代表团访华，增进了中国与南太岛国媒体和人民间的相互了解与友谊。

2003年8月，第34届太平洋岛国论坛首脑会议在新西兰的奥克兰举行。与会的16国领导人在关于向所罗门群岛派遣维和部队和在斐济设立地区警察训练基地等问题上达成共识。

2004年8月，第35届太平洋岛国论坛首脑会议在萨摩亚首都阿皮亚举行。与会岛国领导人一致表示支持岛国领导人2004年4月在新西兰奥克兰举行的特别首脑会议上提出的太平洋计划，以促进区域经济增长和可持续发展，加强成员国在安全领域的合作。

2005年10月27日，在巴布亚新几内亚首都莫尔斯比港举行的第36届太平洋岛国论坛首脑会议通过了旨在推进地区合作和一体化的“太平洋计划”。根据这项计划，南太平洋国家将在未来10年中推动在经济增长、可持续发展、良好的行政管理和安全等领域的合作。

2006年4月，温家宝总理出席在斐济举行的“中国－太平洋岛国经济发展合作论坛”首届部长级会议，并发表主旨讲话。中国同8个太平洋岛国“中国－太平洋岛国经济发展合作论坛”首届部长级会议上签署了经济发展合作行动纲领，中国与三个太平洋岛国签署了多项合作协议。本次会议决定，论坛部长级会议通常每4年召开一次。“中国－太平洋岛国经济发展合作论坛”第二届部长级会议将在北京举行，主要任务是检查和评估首届部长级会议的成果。此后的会议将在“中国－太平洋岛国经济发展合作论坛”与会国中轮流举办。

2006年10月，第37届“太平洋岛国论坛”领导人会议在斐济举行。与会领导人指出，旨在推动地区合作的“太平洋计划”实施一年以来取得了很大的进展。他们呼吁加强本地区在能源、运输和信息技术等方面的合作，丰富计划内容，号召各成员国加紧落实计划。会议确定了本地区今后一年中在经济发展、可持续发展、良好行政和安全等方面合作的主要工作。

2014年8月1日，中国—太平洋岛国论坛对话会特使杜起文率团出席了在帕劳科罗尔举行的第26届太平洋岛国论坛会后对话会，在会上阐述了中国对太平洋岛国政策，宣布了支持岛国可持续发展的措施，并积极呼应岛国在应对气候变化、保护海洋环境和资源等方面的关切，介绍了中国在节能减排、发展绿色经济及帮助岛国增强气变适应能力方面的政策举措。

2015年9月1日至3日，中国—太平洋岛国论坛对话会特使杜起文在斐济苏瓦出席第三届太平洋岛国发展论坛峰会，就中国自主减排和发展绿色经济、中国与岛国应对气候变化合作等阐述中方立场。议期间，杜特使还分别会见斐济总理姆拜尼马拉马、外长昆布安博拉和太平洋岛国发展论坛临时秘书长尧沃利，就中斐关系等问题交换意见。

2015年9月11日，中国—太平洋岛国论坛对话会特使杜起文率团出席了在巴新莫尔斯比港举行的第27届太平洋岛国论坛会后对话会，在会上阐述了中方在气候变化、渔业、信息通讯技术互联互通等问题上的立场，重点介绍了中国政府为应对气候变化所作巨大努力和取得的成果。杜特使还介绍了中国对岛国政策，表示中方愿继续支持岛国实现经济社会发展。

2016年9月11日，中国—太平洋岛国论坛对话会特使杜起文代表中国政府出席在密克罗尼西亚联邦首都帕利基尔举行的第28届太平洋岛国论坛会后对话会。中国驻密克罗尼西亚联邦大使李杰陪同参加有关活动。在对话会上发言，阐述中方在与岛国发展合作、渔业、气候变化等问题上的立场，介绍了近年来中方为加强与岛国合作、支持岛国发展所采取的举措，强调中方充分理解太平洋岛国在实现经济社会发展方面面临的困难和挑战，愿继续帮助岛国提升应对气候变化能力，支持岛国实现可持续发展。

2016年11月23日至26日，中国—太平洋岛国论坛对话会特使杜起文率团访问斐济。其间，杜特使分别会见了斐济总统孔罗特、总理姆拜尼马拉马和斐国家安全和国防部长昆布安博拉，就中斐关系和双方共同关心的问题交换意见。在斐期间，杜特使还会见了太平洋岛国论坛代理秘书长冯泰。中国驻斐济大使张平陪同上述活动。

2017年3月21日，外交部长王毅在外交部会见来华出席博鳌亚洲论坛年会的太平洋岛国论坛秘书长泰勒。王毅欢迎泰勒访华，表示中方重视发展同论坛及其成员国的关系，愿继续在习近平主席2014年同岛国领导人会晤达成的重要共识指引下，加强友好交往和互利合作，巩固和发展双方相互尊重、共同发展的战略伙伴关系，为促进太平洋岛国地区的稳定、发展和繁荣作出不懈努力。

2017年5月15日，中国—太平洋岛国论坛对话会特使杜起文应约会见来华出席“一带一路”国际合作高峰论坛的太平洋岛国发展论坛秘书长马特尔，就中国同太平洋岛国关系及共同关心的问题交换意见。

2017年8月30日，中国—太平洋岛国论坛对话会特使杜起文会见由瓦努阿图议会第一副议长麦克雷维斯率领的第二批瓦政府议会联合考察团。双方就中瓦关系等问题交换了意见。

2017年9月7日，中国—太平洋岛国论坛对话会特使杜起文作为中国政府代表出席在萨摩亚首都阿皮亚举行的第29届太平洋岛国论坛对话活动。中国驻萨摩亚大使王雪峰陪同参加有关活动。杜起文特使结合本次会议主题，围绕海洋治理、气候变化等议题阐明中方的立场和主张，并重点介绍了中国在帮助岛国发展海洋经济、保护海洋环境、提升应对气候变化能力等方面所作巨大努力和取得的成果。杜还介绍了中国同太平洋岛国关系发展情况、中国对岛国政策以及“一带一路”倡议，表示中方愿继续支持岛国实现经济社会发展。

太平洋岛国论坛驻华贸易代表处。2002年9月正式开馆。宗旨是“为太平洋岛国和中国创造更多机会”，主要工作是促进太平洋岛国与中国之间的贸易、投资和旅游合作。代表处设立迄今的主要活动有：在北京和厦门召开第六届论坛投资局长年会，赴国内十几个省市、论坛多数成员国进行招商活动，在京不定期举办名为“太平洋俱乐部（Pacific Club）”的岛国招商引资介绍会等。

太平洋岛国贸易与投资专员署（Pacific Islands Trade & Invest）。2002年9月正式开馆，前称“太平洋岛国论坛驻华贸易代表处”，2012年3月更现名。宗旨是“为太平洋岛国和中国创造更多机会”，主要工作是促进太平洋岛国与中国之间的贸易、投资和旅游合作。贸易专员：大卫·莫里斯（David Morris，澳大利亚人），2015年5月就任

贸易代表：艾伯翰（Rohan Ellis），库克群岛人，2002年1月抵京就任。

2012年8月27~31日，第43届太平洋岛国论坛领导人系列会议在库克群岛举行。与会领导人重点讨论了太平洋岛国地区经济持续发展、气候变化、海洋资源利用、地区安全、贸易以及斐济局势等议题，并总结了这一地区在落实“太平洋计划”方面所取得的进展。

此外，太平洋清洁和绿色产业成果展于同期在库克群岛拉罗汤加岛举行。为期4天的成果展是当年太平洋岛国论坛领导人系列会议的附属活动之一，旨在进一步加强太平洋岛国在促进全球生态和谐方面的共识与合作。

此次展览以图片、文字和多媒体形式，集中展示与会国再生能源领域的机构和企业在创新科技、节能减排、可再生能源利用、绿色旅游、环保项目资助等方面所做的努力和取得的成果。

当地时间2022年7月11日，为期4天的第51届太平洋岛国论坛在斐济首都苏瓦举行。在经过两天的前期筹备和分组讨论后，太平洋岛国国家领导人将从7月13日就应对新冠疫情、地缘政治、气候变化等挑战进行正式讨论。

太平洋岛国论坛特别领导人非正式会议当地时间2023年2月23日在斐济召开。

2023年2月24日，太平洋岛国论坛特别领导人非正式会议在斐济城市楠迪闭幕。即将离任的太平洋岛国论坛轮值主席、斐济总理兰布卡当天会后发表声明说，论坛各国领导人重申，日本应以科学及数据来指导其核污染水排海的政治决策。

2023年11月5日，据英国《卫报》、路透社报道，太平洋岛国论坛（PIF）于当地时间6日至10日举行，但已有官员确认，其中3个成员国领导人将缺席本次论坛，包括所罗门群岛、瓦努阿图、巴布亚新几内亚。此外，即将上任的新西兰总理卢克森也将留在国内处理组阁事务。

当地时间2023年11月6日至10日（北京时间11月7日至11日），第52届太平洋岛国论坛领导人会议在库克群岛举行。

2024年7月16日至18日，日本东京将举行太平洋岛国峰会。来自“太平洋岛国论坛”18个成员国和地区的领导人将应邀出席。

据共同社和《日本时报》报道，闭幕当天，峰会发布了首脑宣言和共同行动计划。日方与参会各国就该计划达成一致，将加强地区接触，并将包括技术和互联互通、气候变化、以人为中心的发展与安全等7个领域作为今后三年的重点合作领域。日本首相岸田文雄表示，今后三年间将向太平洋岛国提供600亿日元（约合人民币27.6亿元）以上的援助，决心将与太平洋岛国之间的关系“推向更高的高度”。

当地时间2024年8月26日，第53届太平洋岛国论坛领导人会议在汤加首都努库阿洛法举行。会议将从8月26日持续到30日。此次会议的愿景是通过协调成员国在共同关心的问题上的合作，推动政策审议与实施，内容涉及《蓝色太平洋2050战略》中的多领域合作。