怀化客运段地处沪昆、焦柳、渝怀铁路汇合的中心地带，是连通华北、中南、西南地区的交通枢纽，地理位置十分便利。怀化客运段始建于1971年，最初名称是怀化列车段，1984年从怀化列车段分离出来成立怀化客运段。2001年2月15日广铁客运公司成立，更名为怀化客运事业部，2003年10月划归怀铁总公司管辖，2005年3月18日铁道部实行路局直管站段改革后，隶属广州铁路（集团）公司管辖，单位全称广州铁路（集团）公司怀化客运段。

怀化客运段现有职工2798人，机关设办公室、党群办、安全科、职教科、乘务科、路风监察室、财务科、人劳科、收入科共9个科室。下辖8个车队、2个车间。担当怀化至北京西（K267/8次）、 怀化至上海南（K533/6次经焦柳线）、怀化至上海南（K808/7次经沪昆线）、怀化至上海南（1374/6次经焦柳线）、怀化至深圳（K9061/4次）、怀化至深圳西（K9059/62次经沪昆线）、怀化至深圳西（K9063/66次经焦柳线）、怀化至武昌（K809/10次）、怀化至益阳（7273/4次）及怀化至梅江、塘豹、澧县、新晃计13对旅客列车的旅客运输乘务工作。