情报检索系统

更新时间:2023-07-11 10:29

情报检索系统(information retrieval systems)对情报资料进行收集、编辑、管理和检索的系统。现代情报检索系统是由电子计算机、通信网络和终端设备等组成的自动化系统,可进行情报资料的收集标引分析组织存储检索传播等工作。

基本信息

情报检索系统

information retrieval systems

计算机情报检索可分为数据检索文献检索、图谱检索、事件检索等类型。计算机情报检索的服务方式又可分为三类:①定题情报服务。它是针对相对固定的用户提出的要求,定期对新到文档进行检索,及时向用户提供所需信息。②回溯情报检索。它是根据用户的要求,对过去某段时间内积累收藏的全部文献,进行主题检索,一般采用脱机批处理方式。③联机情报检索。它采用人机对话的方式,用户在计算机终端上经过通信线路直接与计算机对话,能在短时间内获得检索结果。

基本功能

情报检索系统具有情报的存储和检索两种基本功能。存储,即将搜集到的文献、数据进行分析、加工,给出检索标识和地址,组成卡片目录或记录在磁带或光学的载体上组成情报数据库。检索,即人工地或自动地从卡片目录或情报数据库中查找所需的情报。因此,情报的存储和检索是情报检索系统的两个不可分割的环节。

情报检索系统的效率是衡量检索服务的一项重要标志,它与情报加工的质量、数据库结构和检索人员的素质有着密切关系。

系统设计

情报检索系统设计是开发情报检索系统的重要阶段。根据系统开发的目的和要求,全面地研究和分析各种有关因素,规划系统的组成、功能和开发的方法、步骤,合理地组织人力和物力,以保证按时建成人机密切配合的自动化情报检索系统。现代化情报检索系统因数据库内容和服务对象不同而各异,但是,不论进行何种情报检索系统的设计,都要考虑数据的搜集、选择评价、加工、输入、建库、检索和输出工作环节的任务和要求。情报检索系统的设计,与其他信息系统的设计一样,要经过以下主要步骤:

①分析用户要求 用户需求调查、现状调查和分析,确定系统功能并写出系统设计任务书

②系统设计 确定系统的结构 (包括数据结构和模块结构) 、功能要求及关键性算法。设计的结果应产生一份系统设计说明书。

③程序设计 按数据结构和功能模块等明确任务,分工进行程序设计。

④调试和检测 用一组精心设计的数据来揭露系统的缺陷和错误,以保证忠实地实现系统任务书中所规定的各项要求,并有相当的可靠性和稳定性,而不致于因这样或那样的失误造成整个系统失效。

⑤验收、运行管理 对已调试的系统进行测试和鉴定。验收合格后便可投入运行管理。运行管理即对系统运行进行不断的检查、控制和维护。它包括建立和改善环境,保证系统正常运行;记录系统运行情况,这是科学管理的基础;有计划有组织地对系统进行必要的修改,以保证能正确地完成用户所要求的任务,使系统适应内外环境的各种变化;定期或不定期地对系统的运行史进行回顾和评价。工作由系统主管人员负责进行,组织专家进行评议,作出科学的评价,提出改进和发展方向。

评价

从技术经济观点对情报检索系统的效果、费用与效益等进行定性与定量分析比较,以确定其优劣的工作项目。视需要与可能,采用下述3种方法。

效果评价

以费用、时间与质量作为准则,客观地衡量用户对系统所提供的检索结果的满意程度。根据投入产出法则,应使用户觉得所产生的效益是合理的。费用不仅是用户直接的付费,还要考虑用户同系统打交道时化费时间所换算的费用。并要考虑取得文献线索后,取得原始文献方便与否。时间是指系统的响应时间要短,而所提供的情报应尽可能是最新的。但对需要全面检索的用户来说,响应快慢有时无关紧要。质量是指用户是否得到他所要找的东西和得到的东西是否全面、准确;前者是针对检索某一篇文献,或回答某一实际问题,后者是针对一般文献检索。主要是用查全率查准率来判定检索系统的性能。

费用、效果评价

即计算检出每篇相关文献的单位成本,可以根据检索结果与所需各项费用定量估算。其主要步骤是:①确定评价范围;②拟定评价计划;③具体进行评价;④结果的分析与解释;⑤根据评价结果改进系统或服务。在计算费用时要考虑固定费用与可变费用。评价的目的是在达到一定服务水平的前提下,判别哪一种方法或系统费用最小,或保持费用不变,和研究哪一种方法或系统更能提高性能水平。因此,在具体进行评价时,首先要明确所要达到的目标,达到此目标有哪些方法,用某种方法费用要多少,建立相应费用模式(公式、计算机程序或文字说明),规定评价标准,将各种方法或系统按满意程度排列,从中选出最佳者。对大多数情报机构建立数据库来说,要百分之百收全文献,几乎都做不到。如将收全程度从85%提高到100%,费用将急剧增加,这后面的15%的文献,可能要和前边85%文献需要同样多的费用,从费用/效果的观点来看,应事先确定一个现实的收藏范围目标,再确定那些最能达到此目标的期刊。在输入与输出之间权衡利弊时,要注意这样一条规律,即在输入步骤上节约,将导致输出步骤上负担加重,从而提高输出费用,反之亦然。因此,若查用量小,而输入量大,就应设法节约输入费用,把辅助性工作放在输出阶段。在输入要快的场合,标引工作就要采取较经济的方法。若输出要准确快速,则输入就要做得细微,不要追求节约。在考虑建库时,要进行调查,若已有某种数据库存在,尽管不太符合要求,也要尽可能利用它,而不要另建新库。

费用、效益评价

即探讨检索系统所提供结果的效益与系统运行费用之间的关系。若效益超过了费用,则获得这 一结果是合理的。 由于确定效益有一定主观性,用金钱来衡量效益是很困难的,因此,进行这一评价很不容易,一般采取下列步骤:①比较不同系统的服务费用;②若得不到预定检索结果,则估算有关人员在劳动生产率上可能产生的损失;③得到此种结果,对决策有何改进;④能否避免重复前人已做过的工作,或吸收其工作经验教训;⑤是否能促进发明创造或提高劳动生产率。具体作法是向用户征求对所提供结果的意见,看他们是否满意;也可访问用户或用信函询问进行细微的用户调查,以取得数据,说明用户满意程度与从检索结果中所得到的益处。

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