1．海运货运代理进口业务环节

①承揽和接受货主的租船、订舱委托。

货运代理必须树立为货主服务的思想，密切联系货主，为货主排忧解难，及时掌握进口货源动向，积极主动承揽和接受有关进口企业成交的进口商品的租船、订舱委托。

②缮制货物清单。

一般情况下，货主的进口订舱联系单应于交货期前35天递交到货运代理手中，货运代理根据订舱委托缮制货物清单并及时寄送有关装港代理，落实货源。

③船货配载。

按照承运商品的性质、规格及其他货主要求向事先谈妥运价、装运、付款和代理佣金等条件的班轮公司订舱，做到合理配船。

④向国外代理发航次安排指示。

货物配船后，应及时向国外代理发出航次安排指示，督促国外代理压缩船舶在装货港口的时间和合理利用舱容、载重能力，同时通知国内进口公司船名与受载期。

⑤做好进口单据的保管、分发工作。

进口货物单据一般分为商务单据和船务单据两种。货运代理有责任做好船务单据的保管和分发工作，有关单据要及时寄送卸港。

⑥掌握进口船舶动态。

掌握进口船舶动态、掌握船期，对做好港口工作、及时、合理的安排进口船舶卸货，尽快把货物交到收货人手中极为重要。货运代理应做好填写运输卡片和做好填写进口船舶动态表的工作。安排船货时，不论国内班轮还是国外班轮均需认真按船、航次填写，以作为船货安排的根据。运输卡片内容包括船名、船期、各港所配货物的主要货类、数量、实装量，抵离港的时间。如果有特殊货物（如甲板货、重大件货的危险品货物）均需列明，以便卸港事先做好接货安排。

⑦ 做好进口货物到港后的交接工作。

进口货物到港后，作为货物代理要负责港口的交接工作。应履行现场监卸任务，把好进口货物的质量关、数量关，同时必需配合港口的理货人员按票卸货、理货、严禁混卸，已卸货物也应按提单和唛头分别堆垛。对船边提货和危险品，应根据卸货速度及时与有关方面取得联系，做好衔接工作。对超大件货，应在货到港前提供尺码及重量、起吊点、图纸，以便准备接货车辆和驳船，及时疏运。重点货物，如钢材、机械零件、橡胶，要专人掌握，避免错乱。货物卸毕后，应下舱检查，防止漏卸，并且应负责港口的报关，报验等工作。报头后，将海关放行单交收货人提货。

⑧进口代运。

动口货物卸船报关后，由收货人自行到码头提货的称为自提。由货运代理办理接交货物，并安排货物转运至收货人人指定的地点的称为进口代运。各委托单位可直接向货运代理提出长期或临时委托，签订《海运进口国内接交、代运协议书》

⑨审核账单。

货运代理要替货主把好运费关，认真审核账单（包括装费、加班费、垫料费、捆扎费、杂费等）和班轮运费清单，并及时支付运费给船东。如果买卖合同订有定滞/速条款，应及时向买方提供装、卸货事实记录或按协议代表货主与船东结算。货运代理自己也应编制船舶航次盈亏估算表，填写清楚船舶的滞期/速遣与运费支付情况。

报关分为普通报关与正式报关，普通报关可买单报关，正式报关不可以。

2．海运货运代理进口货物单证

进口货物一般单据分为商务单据的船务单据两种。

（1）商务单据

商务单据是指买卖双方办理货物交接和货款结算时所需的单据，主要有合同、发票、提单、集装单、重量单、品质保证书和保险单等。

合同是港口货运代理办理货物进口报关、接交、代运和掌握进口货物索赔的主要依据，发货时要以签订的合同为依据。发票是卖方向买方开具的结算货款金额的单据，是港口货运代理制作进口货物明细单和办理报关，以及向船方或保险人索赔时计算货价的依据。对于免费赠送的商品，应出具形式发票（Formal Invoice）。提单是由船方签发的，证明已收到或已将所列货物装上船的单据。它既是物权的凭证，又是运输契约的证明。

装箱单是指集装箱货物的明细单，上面详细列明货物的名称、包装形式和件数。重量单详细列明每单货物 的重量和总重量，为国内港卸货提供数字依据。

（2）船务单据

船务单据是指承运人在装卸港装卸进口货物时所需的一套单据，包括舱单、提单、货物积载图和租船合同。舱单是船公司或船公司代理在装港根据提单内容编制的，是港口卸货、理货的主要依 据，其内容大致与提单相似。货物积载计划通常以图来表示，称为积载图。积载图详细列明了每一提单货物在船上所处的位置，它是安排卸货、疏运和船边直接提货的重要参考资料。

租船合同是真正的运输协议，是船舶所有人和承租人之间签订的租船货运协议。它将双方之 间就租船问题的权利和义务做出了明确规定，是各方承担责任和行使权利的依据。 进口货物到卸港之前，货运代理必须取得必要的全部单据。单据来源有银行、国外发货人、装港代理、卸港船舶代理，也有的是进口船舶随船带来的。

海运货运代理出口业务是从承揽和接受货物开始，安排货物装船，运至国外目的地，并将货物送交收货人的过程。

1、海运货运代理出口业务环节

(1)揽货

在竞争激烈的货代业务中，大多数货代以广告、优质服务等来争取更多的货源，也有用降低运费或以不同名目的回扣、暗扣等手段来争取货源。大的货运代理与班轮公司和发货人之间都有临时的或长期的代理协议，这样既可以保证班轮公司的利益，又可以保证货物能及时运出。

(2)订舱

一般是发货人预先向船公司或货运代理申报计划，在规定的时间内向船公司或货运代理递交具体的订舱单。

(3)装船前的准备工作

在通常情况下，根据订舱委托，船公司在指定的时间内将指定船舶开抵指定港口受载。-在船舶到港之前，货运代理必须做好下列装船准备工作。

①将所有订舱托运单按不同港口分别编出提单号，写上船名，并根据订舱托运单上的内容编制成配船清单，并制出清洁提单。

②将订舱托运单连同提单一起交船务代理签单，以便船务代理及时缮制出货清单，画出积载图草图。

③货运代理应在装船之前或船舶到港之前将所有货物齐集港口，以便船只到港后能及时装运。

④货运代理应在装船前凭全套报关单据(包括报关单、出库单或装箱单及所需官方证明，如许可证、商检证、免疫证等)，向海关申报，海关审核无误后方可装船。

⑤到港船舶必须适合货物装运，特殊情况下应申请商检部门对船舶进行检查，并出具适合装运的证明。

(4)装运

货运代理在装船时应派人做好装船现场监装工作，做好现场记录，掌握进度，及时处理意外事故，以便维护货主方利益，保证装船质量。

(5)船舶离港后的善后工作

船舶离港后，货运代理应做好如下善后工作。

①发送提单。货运代理凭大副收据到船代理处换取清洁提单，并及时将提单送交发货人，以保证及时结汇。

②处理退关、短装、漏装货物。如果货物没有及时发送或因单证不齐不能报关，则需办理退关。在可以分批的情况下，部分货物已装船，另外部分货物因缺货或因破损等原因没能装上船，称为短装；在不可分批或用集装箱运输情况下，整批货物或整箱货物未能装上船，称为漏装。

船舶离港后，货运代理应及时开出退关、短装通知书给发货人，以便发货人及时处理。需再出运的货物，发货人应重新补办托单订舱；漏装货物应安排最早的航次补出。

③拍发起运电报。船舶离港后应立即向收货人发出离港电报。电报内容包括信用证号或合同号、毛重、净重、金额、品名、船名、装期、起航日等，以便收货人做好提货准备。

④做好航次小结。货运代理应在船舶离港后及时做出航次小结，以备存查。

2．海运货运代理出口货物单证

海运货运代理出口货物单证主要包括商业单证和官方证明。商业单证主要是指国内运输单据和结汇单据；官方证明主要指出口许可证、商检证、危险品包装鉴定使用证书。

（1）商业单证

商业单证主要指托运单、出口货物明细单、出口货物报关单、提单等。如果是集装箱运输，在出口运输业务过程中还要使用装箱单、设备交接单、码头收据等。

出口货物明细单也叫“分析单”，是发货人根据信用证或合同制作的一种单据，有固定格式。出口货物报关单是出口企业向海关申请出口，海关凭证放行的一种重要单据。出口货物报关单由海关统一印制。出口公司或货运代理对报关单上所有项目都要认真、正确无误地填写，各项内容必须与实际货物及交验的单证一致，即单(报关单)、货(实际货物)、证(证明文件)三者相符。出口货物报关单格式见海关总署发布的《中华人民共和国海关进出口货物报关单》式样。

（2）官方证明

（1）出口许可证

出口许可证是国家批准某些商品出口的证明文件。各出口单位在出口前必须分商品品种向商务部、商务部驻口岸特派员办事处和各省、市、自治区、计划单列市的经贸厅（委、局）申领出口许可证。凡属于实施许可证管理范围的出口商品，在出口报关时必须附有出口许可证，否则海关不会接受其报关。

（2）商检书

商品检验书是商检机构签发的证明商品检验结果的书面文件。在国际贸易中，商品检验证明书的作用是作为议付货款的一种单据，如果检验证明中所列项目或检验结果的信用证中规定不符，有关银行可以拒绝议付货款，作为证明交货的品质、数量、包装及卫生条件等是否符合合同规定的，依双方可以凭此作为索赔或理赔的依据。我国商品检验部门对进出口商品出具的检验一律称为“检验证书”。